Fremdleistungsmanagement
Häufig wird die Vergabe der Serviceverträge mit hohem Aufwand betrieben, um das bestmögliche Preis-/Leistungsverhältnis zu erielen. Doch wie erfolgt die Zusammenarbeit zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer bei der Vertragsumsetzung? Insbesondere bei Rahmenverträgen hängt die Wirtschaftlichkeit der Umsetzung entscheidend vom professionellen Managen der beauftragten Fremdleistung ab, d.h. von der geeigneten Beauftragung der erforderlichen Leistungen, von deren Überwachung und Abnahme sowie von der richtigen Abrechnung.
Nachfolgend sind beispielhaft einige Handlungsfelder innerhalb des Fremdleistungsmanagements genannt, für die ich Ihnen kompetente Beratung oder operative Mitwirkung anbieten kann:
Coaching der Fachbereiche
Erfahrungsgemäß fokussiert sich der beauftragende Fachbereich auf die handwerklich/technischen Inhalte des Servicevertrages, weniger auf die kommerziell/juristischen Festlegungen. Doch wie kann man das volle Potenzial des Servicevertrages nutzen, um unnötige Kosten zu vermeiden und die eigenen Ansprüche hinsichtlich Qualität, Termineinhaltung und Mängelfreiheit durchzusetzen? Im Rahmen eines Coachings unterstütze ich Ihre Fachbereiche dabei, das für die Praxis erforderliche vertragsrechtliche Hintergrundwissen aufzubauen und/oder die erfolgskritischen Punkte Ihrer spezifischen Serviceverträge herauszuarbeiten.
Prozessoptimierung an der Schnittstelle zum Auftragnehmer
Neben den vertraglich vereinbarten Preisen haben Beauftragung, Überwachung, Abnahme, Aufmaß und Abrechnung der Serviceleistungen einen signifikanten Einfluss auf die tatsächlichen Kosten des Servicebedarfs. Wird der Arbeitsumfang unmissverständlich beschrieben, um die Erbringung unnötiger Leistungen zu unterbinden? Wird die Vertragserfüllung in angemessenem Maße überwacht, um Terminprobleme und Arbeitsmängel rechtzeitig zu erkennen und gegenzusteuern? Erfolgt eine qualifizierte Abnahme, in der Mängel dokumentiert und für den Auftraggeber kostenfrei behoben werden? Wie wird sichergestellt, dass die richtigen Positionen in der richtigen Menge abgerechnet werden? Aus der eigenen Praxis verfüge ich über die notwendigen Erfahrungen und Kenntnisse, um mit Ihnen gemeinsam Ihren Fremdleistungsmanagementprozess zu analysieren, Verbesserungspotenziale herauszuarbeiten und zu implementieren.
Monitoring der Vertragsperformance
Wesentlicher Erfolgsfaktor für ein optimales Fremdleistungsmanagement ist die Erhebung regelmäßigen Feedbacks aus den laufenden Verträgen, z.B. hinsichtlich Einhaltung der vertraglich definierten Qualität, Zeitvorgaben oder Anforderungen an die Arbeitssicherheit. In der Praxis hat sich ein kontinuierliches Monitoring über KPI's bewährt. Während der Vertragslaufzeit können somit rechtzeitig Korrekturmaßnahmen in Zusammenarbeit mit dem Auftragnehmer eingeleitet werden. Darüber hinaus fließen die Erfahrungen aus der Praxis in den Folgebeschaffungen ein. Gerne unterstütze ich Sie mit meinen eigenen Erfahrungen bei der Optimierung Ihres Vertragsmonitorings, entwickle gemeinsam mit Ihren Teams Lösungsansätze und wirke bei deren Implementierung mit.