Vertragsmanagement

Während meiner Berufslaufbahn bei einem bedeutenden Energieerzeuger wurde mir  die Leitung des Kontraktorenmanagements für einen großen Kraftwerksbereich übertragen. Über 12 Jahre habe ich diese Funktion eigenständig aufgebaut und kontinuierlich weiterentwickelt.

Kern dieser Funktion ist  ein strategisches Vertragsmanagement für die wichtigsten Serviceleistungen mit einem jährlichen Beschaffungsvolumen im dreistelligen Millionenbereich für Instandhaltung, Revisionen und Retrofitmaßnahmenan. Ziel ist es, an der Schnittstelle zum Einkauf alle für die Beschaffung der Serviceleistungen erforderlichen Aktivitäten auf der Bedarfsträgerseite zu bündeln und strategisch zu führen. Hierzu gehören insbesondere die Bedarfs- und Beschaffungsplanung, die Spezifikationserstellung sowie die Ausschreibung, Verhandlung und Vergabe gemeinsam mit dem Einkauf.

Durch gezielte Optimierungen auf der Bedarfsträgerseite konnten die Beschaffungskosten bei gleichzeitiger Einhaltung der erforderlichen Qualitätsanforderungen signifikant gesenkt werden. z.B. durch die Nutzung standortübergreifender Synergien, durch Überarbeitung und Standardisierung der technischen Anforderungen sowie durch Einsatz alternativer Anbieter zum OEM (Original Equipment Manufacturer). Auf Grund der vorausschauenden Beschaffungsplanung, die mit der mehrjährigen Maßnahmenplanung synchronisiert wurde, konnten die Beschaffungsmaßnahmen frühzeitig eingeleitet sowie Engpasssituationen auf der Anbieterseite rechtzeitig erkannt und Abhilfemaßnahmen eingeleitet werden.

Das Vertragsmanagement wird ergänzt durch eine operative Unterstützung der Betriebe beim operativen Fremdleistungsmanagement (s. enstprechendes Beispiel aus der Praxis), u.a. durch Coaching der Fremdleistungskoordinatoren, durch Prozessoptimierungen an der Schnittstelle zum Auftragnehmer sowie durch ein systematisches Claim Management bei Revisionen und Projekten. Dadurch wurde ein umfassendes Kontraktorenmanagement für die kraftwerkstypischen Serviceleistungen auf der gesamten Prozesskette (Beschaffungsplanung, Spezifikation, Ausschreibung, Vergabe, Fremdleistungs- und Claim-Management) geschaffen. Über die Optimierung der Beschaffung  in Bezug auf Kosten, Qualität und Termineinhaltung hinaus werden Fremdleistungen  kostenoptimal und professionell abgerufen, gemanagt und abgerechnet.